AI-beleid

Dit document is de gepubliceerde (ingekorte) versie van het formele kantoorbeleid van Spronk Meijjer Advocaten.

Belangrijk: een AI-tool wordt niet uitsluitend op productnaam goedgekeurd. De concrete licentie, tenant- en privacy-instellingen, bewaartermijnen, trainingsgebruik, subverwerkers, hostinglocaties en contractuele voorwaarden moeten worden beoordeeld.

Formeel AI-beleid

1. Doel en uitgangspunten

Dit beleid bevat de regels voor het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) binnen Spronk Meijjer Advocaten.

AI wordt uitsluitend als ondersteunend hulpmiddel gebruikt. De behandelend advocaat blijft volledig verantwoordelijk voor de juridische beoordeling, de juistheid van het eindproduct, de belangenbehartiging en de naleving van de professionele verplichtingen. De kernwaarden onafhankelijkheid, partijdigheid, deskundigheid, integriteit en vertrouwelijkheid zijn steeds leidend.

2. Reikwijdte en definities

Dit beleid geldt voor alle advocaten, juridisch medewerkers, stagiaires, ondersteunende medewerkers, ingehuurde professionals en andere personen die onder verantwoordelijkheid van het kantoor AI gebruiken.

Onder AI-toepassingen vallen onder meer generatieve AI, AI-functionaliteit in juridische databases en zoekmachines, documentanalyse, vertaal- en redactietools, transcriptie- en samenvattingstools, kantoorsoftware met AI-functies en andere systemen die met behulp van AI inhoud genereren, classificeren, voorspellen of analyseren.

3. Governance en goedkeuring van systemen

Voor werkzaamheden waarbij cliëntgegevens, persoonsgegevens, vertrouwelijke informatie of dossierstukken worden verwerkt, mogen uitsluitend systemen worden gebruikt die vooraf door Mr T. Spronk voor het betreffende gebruiksdoel zijn goedgekeurd.

Goedkeuring geldt voor de concrete configuratie en het concrete gebruiksdoel. Een relevante wijziging van product, voorwaarden, instellingen of datastromen leidt tot herbeoordeling.

4. Vertrouwelijkheid en cliëntgegevens

De geheimhoudingsplicht geldt onverkort bij AI-gebruik. Vertrouwelijke informatie of dossierinformatie mag nooit worden ingevoerd in een publieke, gratis of anderszins niet voor dat gebruik goedgekeurde AI-dienst.

In lijn met de NOvA-aanbevelingen wordt de cliënt vooraf geïnformeerd over het kantoorbeleid inzake AI. In beginsel wordt voor dossiergebonden AI-gebruik geen te herleiden cliënt- of dossierinformatie gebruikt, tenzij dit noodzakelijk is voor een goede zaakbehandeling en uitsluitend met toestemming van de cliënt.

5. Toegestaan gebruik

Binnen de grenzen van dit beleid kan AI onder meer worden ingezet voor:

• brainstorming, structurering en het genereren van eerste concepten;
• redactie, taalcorrectie en vertaling;
• samenvatting en vergelijking van documenten;
• ondersteuning bij juridisch onderzoek en het formuleren van zoekvragen;
• documentclassificatie, administratieve en organisatorische werkzaamheden;
• analyse van gegevens of stukken, mits de toepasselijke vertrouwelijkheids- en privacyvoorwaarden zijn vervuld.

AI vervangt nooit het professionele oordeel van de advocaat.

6. Verificatie en menselijke eindcontrole

AI-output geldt als onbevestigde informatie totdat deze door een voldoende deskundige medewerker is gecontroleerd. Voor extern gebruik vindt steeds menselijke eindcontrole plaats.

• Jurisprudentie wordt gecontroleerd aan de hand van de oorspronkelijke uitspraak.
• Wet- en regelgeving wordt gecontroleerd aan de hand van een actuele, gezaghebbende bron.
• Citaten en literatuurverwijzingen worden gecontroleerd aan de hand van de oorspronkelijke bron.
• Feiten worden gecontroleerd aan het dossier of een betrouwbare externe bron.
• Berekeningen, termijnen en kwantitatieve analyses worden zelfstandig nagerekend of anderszins gevalideerd.
• De controle omvat ook de vraag of relevante tegenargumenten, uitzonderingen of alternatieve kwalificaties ontbreken.

Nultolerantie voor fictieve bronnen. Een niet-bestaande uitspraak, auteur, publicatie of citaat mag onder geen beding worden overgenomen.

7. Processtukken, adviezen en correspondentie

Bij processtukken, adviezen, overeenkomsten en belangrijke correspondentie wordt de intensiteit van de controle afgestemd op het belang en risico van het document. De verantwoordelijke advocaat beoordeelt in ieder geval feiten, rechtsgronden, bronnen, citaten, procesrechtelijke vereisten, termijnen en de aansluiting op de instructie van de cliënt.

8. AVG, DPIA en informatiebeveiliging

Persoonsgegevens worden alleen met AI verwerkt indien daarvoor een geldige grondslag bestaat en de verwerking noodzakelijk, proportioneel en transparant is. Het kantoor past dataminimalisatie, privacy by design en privacy by default toe. Waar de AVG dat vereist, wordt vooraf een DPIA uitgevoerd. Beveiligingsincidenten worden tevens beoordeeld onder het datalekprotocol.

9. AI-verordening en AI-geletterdheid

Het kantoor neemt passende maatregelen om te zorgen voor een toereikend niveau van AI-geletterdheid bij medewerkers die AI-systemen gebruiken. De inhoud en intensiteit van opleiding worden afgestemd op functie, ervaring, systeem en gebruikscontext. Er wordt daarin (onder meer) aandacht besteed aan:

• werking en beperkingen van generatieve AI en andere gebruikte AI-systemen;
• hallucinaties, bias, automatiseringsbias en foutdetectie;
• veilig prompten en verantwoord documentgebruik;
• privacy, geheimhouding, cybersecurity en intellectuele eigendom;
• relevante beroepsregels en toepasselijke AI-regelgeving.

10. Verboden gebruik

De volgende wijzen van gebruik zijn verboden:

• vertrouwelijke of dossiergebonden informatie invoeren in een niet-goedgekeurd systeem;
• AI-output zonder adequate verificatie extern gebruiken;
• AI zelfstandig een professioneel-juridische eindbeslissing laten nemen;
• fictieve of ongecontroleerde bronnen, citaten of feiten gebruiken;
• beveiligings-, privacy- of tenantinstellingen omzeilen;
• AI gebruiken voor misleiding, manipulatie, discriminatoire profilering of anderszins onrechtmatig gebruik;
• een AI-systeem gebruiken buiten het intern goedgekeurde doel of risicoprofiel zonder herbeoordeling.

11. Transparantie tegenover cliënten

Het kantoor informeert cliënten op passende wijze over zijn AI-beleid. Indien AI in een dossier wordt gebruikt op een wijze die, gelet op aard, omvang, gevoeligheid of impact, voor de cliënt relevant is, wordt daarover vooraf voldoende transparantie geboden. Een cliëntspecifieke beperking of afspraak wordt in het dossier vastgelegd en nageleefd.

12. Intellectuele eigendom

Bij input en output wordt rekening gehouden met auteursrechten, databankrechten, bedrijfsgeheimen, licentievoorwaarden en andere rechten van derden. Materiaal van derden wordt niet in een AI-systeem ingevoerd indien dat gebruik niet is toegestaan. AI-output wordt vóór publicatie of commercieel hergebruik beoordeeld op mogelijke rechten van derden.

13. Incidenten en meldplicht intern

De medewerker meldt onmiddellijk aan Mr T. Spronk:

• onbedoelde invoer van vertrouwelijke of persoonsgegevens in een ongeschikt systeem;
• vermoedelijke datalekken of ongeoorloofde toegang;
• ernstige foutieve AI-output die extern is gebruikt;
• vermoedelijke schending van intellectuele-eigendomsrechten;
• ongeautoriseerd gebruik van AI of relevante wijzigingen in datastromen/voorwaarden.

14. Register, toezicht en periodieke evaluatie

Mr T. Spronk houdt een register bij van goedgekeurde systemen, gebruiksdoelen, risicobeoordelingen, relevante contracten en eventuele DPIA's. Het beleid wordt ten minste jaarlijks en daarnaast bij relevante technologische, contractuele, beroepsrechtelijke of wettelijke ontwikkelingen geëvalueerd.

Gepubliceerde versie 1.0 | Amsterdam, 1 september 2026